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着办公条件向现代化发展,各种如音带、录像带、磁碟、碟盘、软盘、u盘、cd光碟等磁化性记录资料会愈来愈多。如何保存这些资料成为人们关注的问题。
引起磁性记录材料失磁有如下几个因素:
1、外部环境磁场强度大于磁性记录材料的矫顽磁力。
2、外部环境热源使磁性记录材料加热到90℃以上。
3、外部环境震源大于5g.mm/s2。
湿度是影响电子文件载体耐久性的重要因素,因此一定要把光碟存放在温、湿度相对稳定的地方。一般来讲,有利于光盘保存的温度为14℃至24℃,相对湿度为45%至60%。外来磁场作用于磁性载体上,能使磁性涂层发生消磁或磁化,破坏记录信息,影响读出效果。因此,光碟的保存应远离磁场,在家庭中主要是远离一些电器比如电视、电脑、手机等。
防磁柜在保存重要物品有着重要的作用
在归档文件装盒时的错误
1、在档案盒中装入归档目录,其实没有---。因为过去按问题立卷查找卷内目录有依赖性,但归档文件整理新方法---了问题组卷的传统,加之一般有计算机检索,很容易查到所需文件。
2、备考表未填写或填写错误。有的单位对盒内文件纸张缺损、文字修改、复1制件、缺底稿、补充、移出、销毁以及盒内文件材料收集完整程度、文件字迹模糊等情况没有在“盒内文件情况说明”中说明;有的单位整理人、检查人未签名,日期没写等。
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区分归档和不归档材料的范围
(一)归档文件材料的范围
凡是反映本---工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本---主要职能活动和基本历史面貌的,对本---工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
2、---工作活动中形成的在维护、集体和公民权益等方---有凭证价值的文件材料。
3、本---需要贯彻执行的上级---、同级---的文件材料;下级---报送的重要文件材料。
4、其他对本---工作具有查考价值的文件材料。
(二)不归档文件材料的范围
1、上级---的文件材料中,普发性不需本---办理的文件材料,任免、奖惩非本---工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。
2、本---文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,---内部互相抄送的文件材料,本---负责人兼任外单位职务形成的与本---无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。
3、同级---的文件材料中,防火防磁柜,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
4、下级---的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或---抄报的文件材料。
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